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Privacy Policy

This Privacy Policy describes how the Matter Studio ("we"), accessible at matterstu.com, collects, uses, and protects the personal data of visitors and customers.

By using the site and purchasing our products (ready-made collections or personalized items), you accept the practices described in this policy.

1. Data Controller

The party responsible for processing personal data under the General Data Protection Regulation (GDPR) is:

  • Name: Matter Studio (Rafael Gonçalves Diogo)

  • Registered Office: Rua do Sol Nascente, Casais de São Lourenço 2640-265, Encarnação

  • Tax ID: 272307769

  • Contact email: geral@matterstu.com

2. Data We Collect

We collect data to process your orders, respond to support requests, and ensure the quality of personalization:

  • Identification Information: First name, last name, and Tax ID (optional, for invoicing).

  • Contact Details: Email, phone number, and shipping or billing address.

  • Customer Support Data: Information shared through the help form, including the reason for contact, the order number, and the content of the message.

  • Customization Data: Images, logos, designs, or texts you upload to the configurator or attach in support requests for clothing personalization.

  • Unfinished Cart: The email entered at checkout and the cart contents (items, quantities, and designs), if the order isn't completed.

  • Reviews: The rating, text, public name, and photos you submit when reviewing an order.

  • Newsletter: The email, date and time of subscription and confirmation, IP address, browser, and the text accepted, as proof of consent.

  • Configurator Usage: Errors, time spent, and usage steps, browser type and screen size, linked to a random identifier. Does not include your name, email, or IP address.

  • Items Viewed on Account: While logged in, the last 30 items whose page you opened and when you opened them.

  • Store Searches: Search terms used in the store are counted anonymously, only the term and the number of times, to show the most searched terms as suggestions. Only terms matching products are counted. They're not linked to you or your IP address and are deleted after 30 days.

  • Estatísticas de Pesquisa e do Menu: O termo que pesquisa na loja, mesmo que não dê resultados, quantos resultados deu, o produto que abriu, a página onde estava, a língua e se usa telemóvel ou computador. Registamos também em que ligações do menu clica. Não inclui o nome, o e-mail nem o endereço IP, e não guardamos termos que pareçam um e-mail, um número de telefone ou uma ligação.

  • Virtual Assistant: The messages you write to the site's assistant.

  • Browsing Data: IP address, cookies, and analytical data on website behavior.

3. Purpose of Processing

Your data is processed for:

  • Contract Performance: Manufacturing of personalized items, stock management of collections, payment processing at checkout, and order shipping.

  • Customer Support: Resolving questions about sizes, print files, shipping, or any issue submitted through the contact form.

  • Virtual Assistant: Answering your questions about products, timelines, and orders.

  • Cart Reminder: If you start an order and don't finish it, we send a single email with the saved cart and a discount code.

  • Review Request: Depois da entrega, enviamos um único e-mail a pedir a sua opinião sobre as peças.

  • Marketing: Envio de novidades e promoções, apenas se subscrever a Newsletter e confirmar o seu e-mail.

  • Melhoria do Configurador: Usamos os dados de utilização para corrigir erros e perceber onde o configurador é difícil de usar.

  • Melhoria da Loja: Saber o que procura e não encontra, e organizar o menu e o catálogo a partir do que é mais procurado.

  • Recomendações na Conta: Mostrar na sua conta peças escolhidas a partir do que encomendou, tem no carrinho, guardou ou visitou.

  • Legal Compliance: Issuing invoices and managing accounting records.

  • Work Showcase: Publicação de imagens das peças produzidas, no site e nas redes sociais. Por norma não publicamos peças com fotografias de pessoas nem com nomes. Pode opor-se por e-mail e a imagem não é publicada ou é retirada.

4. Legal Basis for Processing

  • Contract performance: Necessário para vender e entregar os produtos e para responder ao assistente virtual e aos pedidos de apoio.

  • Consent: Para a Newsletter, confirmado por e-mail. Pode retirá-lo a qualquer momento.

  • Legitimate interest: Lembrete de carrinho e pedido de avaliação. É um só e-mail de cada, e todos levam uma ligação para os recusar.

  • Legitimate interest: Dados de utilização do configurador, para o manter a funcionar e o melhorar.

  • Legitimate interest: Estatísticas de pesquisa e do menu, anónimas, para melhorar a loja.

  • Legitimate interest: Recomendações na sua conta, a partir das peças que encomendou, guardou ou visitou. Pode pedir que o histórico seja apagado.

  • Legitimate interest: Segurança do site e prevenção de fraudes.

  • Legitimate interest: Showcasing our work, with the right to opt out. When a piece identifies a person, by photo or name, the basis is consent.

5. Sharing Data with Third Parties

We share only strictly necessary data with trusted partners:

  • Shipping Carriers: (e.g., CTT) so your clothing reaches its destination.

  • Payment Platforms: For secure processing of cards or MB WAY.

  • Hosting and Software: Servidores onde o site, o configurador e o envio de e-mails estão alojados.

  • Análise de Tráfego: Google Analytics. Sem o seu consentimento para cookies de análise, não são guardados cookies.

  • Virtual Assistant: As mensagens escritas ao assistente são processadas pela Google (Gemini) para gerar a resposta e, quando o Gemini não está disponível, pela Anthropic (Claude). Não ficam guardadas no site. Se pedir para falar com a equipa, a conversa é enviada por e-mail ao Matter Studio.

  • External Production (if applicable): Parceiros de impressão ou bordado, caso a produção não seja interna, garantindo sempre a confidencialidade dos seus designs.

6. Data Retention

  • Tax Documents: 10 years, in accordance with Portuguese law.

  • Ficheiros de Design: 12 meses após a encomenda, para facilitar reedições ou novos pedidos. Os designs que guarda na sua conta ficam até os apagar.

  • Carrinhos por Concluir: 60 dias.

  • Pedidos de Avaliação: O registo do envio, 180 dias. As avaliações ficam publicadas até pedir que sejam retiradas.

  • Newsletter: Os pedidos não confirmados são apagados ao fim de 7 dias. A subscrição confirmada mantém-se até sair, pela ligação em cada e-mail.

  • Configurator Usage: 60 dias.

  • Estatísticas de Pesquisa e do Menu: 180 dias.

  • Items Viewed on Account: As últimas 30, no máximo 180 dias. São apagadas com a conta.

  • Comunicações de Apoio: As mensagens enviadas pelos formulários são conservadas pelo tempo necessário para resolver a questão e como histórico de apoio ao cliente. Os ficheiros anexados são apagados do site ao fim de 90 dias e só a equipa do Matter Studio os pode abrir.

  • Contact Details: Até que peça a eliminação ou retire o consentimento de marketing.

7. Data Subject Rights

You can exercise your rights of Acesso, Retificação, Apagamento (Esquecimento), Limitação, Oposição e Portabilidade enviando um e-mail para geral@matterstu.com. Pode também sair da Newsletter e recusar os lembretes pela ligação que vai em cada e-mail.

8. Security and Intellectual Property

We use SSL certificates to protect your data and files.

Note on Customization: Ao carregar uma imagem para personalização, o cliente garante ser titular dos direitos da mesma ou ter autorização para a usar. O Matter Studio reserva-se o direito de recusar impressões que violem direitos de autor ou tenham conteúdo ilícito.

9. Complaints

If you feel your data is not being handled correctly, you have the right to file a complaint with the CNPD, Comissão Nacional de Proteção de Dados. Dispomos também de Electronic Complaints Book.

Last updated: 23 de outubro de 2026